Contrôle Urssaf de l’avantage en nature véhicule : ce qui est demandé

Que dit exactement le texte sur le carnet de bord ?

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale retient une règle courte : « les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous constituent des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel ». Il n’énumère pas les champs qu’un carnet devrait contenir. C’est la qualité du relevé qui fait la différence en contrôle.

Un tableau reconstitué de mémoire en fin d’année se discute ligne à ligne, et c’est le point sur lequel un contrôle s’arrête.

Cet écart est tout le sujet. Le texte ouvre la porte au carnet de bord, mais il ne dit pas à quoi ressemble un carnet bien tenu. La réponse ne se trouve donc pas dans un texte public : elle se construit dans la manière de tenir le relevé. Le calcul lui-même, forfait et réel, est détaillé sur notre page avantage en nature véhicule.

Combien de temps garder les pièces ?

Les pièces nécessaires à l’établissement de l’assiette et au contrôle des cotisations se conservent au moins six ans (article L.243-16 du code de la sécurité sociale).

Conséquence pratique : ce n’est pas le mois en cours qui se prépare, ce sont les exercices déjà clos. Une entreprise qui bascule au réel a intérêt à ce que la continuité du relevé soit acquise dès le premier mois, parce qu’un exercice documenté par intermittence se juge sur ses trous.

À quoi ressemble un relevé bien tenu ?

Aucun texte public n’énumère les champs d’un carnet de bord. Nous n’en inventerons pas la liste. Le carnet de bord PRO/PERSO enregistre chaque trajet automatiquement, laisse le salarié le classer professionnel ou personnel, et rapproche la somme des trajets du kilométrage total du véhicule. Le détail de ce que chaque trajet doit porter se déduit de la formule d’évaluation au réel : nous le passons en revue avec vous lors d’un premier échange.

Deux propriétés comptent autant que les champs eux-mêmes. La première est la continuité : un relevé qui couvre l’année entière se lit comme une mesure, un relevé qui couvre trois mois se lit comme un échantillon. La seconde est l’origine de la donnée : chez WeNow, les trajets remontent du véhicule, par les services connectés du constructeur sur les modèles éligibles, par l’app autonome comportementale de coaching sur les autres. Le conducteur valide ou corrige la classification de ses trajets, il ne les saisit pas de mémoire.

Ce que l’employeur voit et ce qu’il ne voit pas des trajets personnels est décrit sur notre page carnet de bord et vie privée ; la définition de la catégorie est sur le carnet de bord numérique.

Le carnet suffit-il, ou faut-il autre chose ?

Le carnet documente l’usage : les distances et leur répartition entre professionnel et personnel. C’est une moitié du dossier.

L’autre moitié est la base de coûts du véhicule, qui reste justifiée par les pièces habituelles de l’entreprise : loyers ou amortissement, entretien, assurance, énergie. L’évaluation au réel se construit sur ces coûts, pondérés par le rapport entre distance personnelle et distance totale. Un relevé impeccable adossé à une base de coûts non documentée ne fait pas un dossier, et l’inverse est vrai aussi.

Que se passe-t-il si un conducteur a mal tenu son carnet ?

La justification s’apprécie salarié par salarié : un relevé incomplet ou imprécis pour un conducteur fragilise la justification le concernant, sans emporter celle des autres.

C’est une bonne nouvelle pour le pilotage, et une exigence pour le déploiement. Bonne nouvelle, parce qu’un dossier ne s’effondre pas en bloc. Exigence, parce que la qualité du relevé se joue conducteur par conducteur, donc dans l’adoption de l’application et dans la car policy qui fixe la règle du jeu. C’est la raison pour laquelle nous traitons l’adoption comme une partie du service, et non comme un sujet de l’entreprise seule.

Ce que couvre la décision de rescrit obtenue par WeNow, et ce qu’elle laisse à l’entreprise

Le 23 juillet 2026, l’Urssaf Île-de-France a rendu à WeNow une décision de rescrit social (article L.243-6-3 du code de la sécurité sociale) sur la méthode d’évaluation au réel de l’avantage en nature véhicule que WeNow applique à ses propres véhicules. L’Urssaf y prend position formellement : la tenue de notre carnet de bord numérique « peut constituer un système de preuve suffisant pour justifier de l’utilisation professionnelle d’un véhicule », sous réserve de la qualité des données. Cette décision est nominative à WeNow employeur et ne porte ni sur un produit ni sur des montants : elle ne se transpose pas automatiquement à une autre entreprise. C’est pourquoi nous accompagnons chaque client qui le souhaite dans sa propre démarche de rescrit social, adaptée à sa population, avec ce précédent écrit à l’appui.

Ce qu’elle laisse hors de son champ.

• Les produits et les montants : l’Urssaf ne se prononce pas sur une solution, elle prend position sur un système de preuve dans la situation d’un cotisant déterminé. Les montants d’avantage en nature restent vérifiables en contrôle.
• La protection des données : ce volet relève de la CNIL et se traite à part.

Avant de lancer la démarche : vérifier que vos véhicules sont compatibles, avec le test VIN sans frais, puis estimer l’écart entre forfait et réel avec le simulateur.

Ce que nous ne vous promettrons pas