Carnet de bord numérique et vie privée : ce que votre employeur voit, et ce que dit le RGPD

Votre employeur voit-il où vous allez le week-end ?

Non : le carnet de bord n’a pas été conçu pour donner à l’employeur la carte des déplacements de ses salariés. Le conducteur classe ses trajets, et l’employeur ne les voit pas : il reçoit chaque mois un export agrégé par conducteur et par véhicule, avec les distances totales, professionnelles et personnelles, et le pourcentage d’usage qui en découle. Le détail des trajets n’est produit par WeNow qu’en cas de contrôle de l’Urssaf, sur demande de l’employeur. C’est un choix de conception de notre part, et nous l’assumons comme tel.

Ce que l’employeur doit établir pour l’avantage en nature au réel, c’est une part : combien de kilomètres personnels sur combien au total. Elle se calcule sans savoir où vous êtes allé. Les trajets professionnels, eux, sont documentés un à un dans le carnet du conducteur.

Ce que voit chacun, en un tableau

Le carnet de bord PRO/PERSO ne montre pas la même chose au conducteur et à l’employeur.

Qui décide qu’un trajet est professionnel ou personnel ?

Le conducteur. Le carnet propose une classification à partir de règles pré-configurées, et le salarié la valide ou la corrige.

Ce n’est pas un détail de confort : une part personnelle décidée par l’employeur et contestée par le conducteur ne serait une preuve pour personne.

Un point, ensuite, que les délégués à la protection des données regardent en premier. La base légale du traitement est déterminée par votre entreprise, responsable du traitement. Nous ne présentons pas l’accord du conducteur comme cette base légale : dans une relation de travail, le consentement n’est pas regardé comme librement donné. Ce que le conducteur fait dans l’application, c’est valider la classification de ses trajets.

Sur les trajets professionnels, le détail de ce que chaque trajet doit porter se déduit de la formule d’évaluation au réel : nous le passons en revue avec l’entreprise lors d’un premier échange. Ce qu’un contrôle examine est décrit sur notre page contrôle Urssaf de l’avantage en nature véhicule.

Que se passe-t-il si vous activez le mode privé de votre véhicule ?

Sur plusieurs marques, le conducteur peut activer un mode privé qui coupe, selon le constructeur, la géolocalisation ou toutes les données. Nous ne le contournons pas : nous l’organisons. Chaque conducteur reçoit une fiche adaptée à sa marque, dont nous vous fournissons la trame, et votre car policy fixe la règle de partage des données.

Ce mode est parfois activé par défaut à la livraison, et personne ne le désactive dans le dos du conducteur. La contrepartie se dit des deux côtés : tant qu’il est actif, le véhicule ne remonte rien, et ces kilomètres ne peuvent pas servir à établir une part personnelle. Ce n’est pas une infraction, c’est un choix qui a une conséquence sur ce que l’on peut prouver.

Ce que chaque marque transmet, et si le mode privé y est actif par défaut, se vérifie véhicule par véhicule : quelles marques sont éligibles sans boîtier.

Qui répond de ces données, et que doit faire l’entreprise avant de déployer ?

Cette section s’adresse à l’entreprise qui déploie. Rien n’est collecté avant l’activation du service, qu’elle décide. Une fois le service activé, votre entreprise est responsable du traitement des données de ses véhicules et de ses conducteurs ; WeNow les traite pour son compte, dans le cadre du contrat. Les trajets étant des données de localisation de salariés, il vous revient d’informer les conducteurs au préalable, d’inscrire le dispositif à votre registre des traitements avec une analyse d’impact et, si vous en avez un, de consulter votre CSE. Nous vous remettons la description technique du dispositif pour ces démarches.

Le code du travail est explicite : aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance (article L.1222-4). Un carnet de bord se déploie donc après l’information des conducteurs, jamais avant.

Lorsque l’entreprise dispose d’un comité social et économique, celui-ci est consulté avant la mise en place du dispositif (article L.2312-38 du code du travail). C’est une obligation de l’employeur ; WeNow ne s’y substitue pas, et fournit les éléments techniques nécessaires à cette consultation.

Un conducteur peut-il rester en dehors du dispositif ?

La question revient souvent en réunion de CSE, et elle a une réponse concrète : le choix entre l’évaluation au forfait et l’évaluation sur les dépenses réelles se fait salarié par salarié. L’Urssaf prévoit même qu’il est possible de réviser cette option en fin d’exercice, pour l’année entière écoulée.

Passer un véhicule au réel n’oblige donc pas à y passer toute la flotte, et un conducteur pour qui la mesure ne convient pas peut rester au forfait. Cela ne dispense de rien : l’information préalable, le registre, l’analyse d’impact et la consultation du CSE portent sur le dispositif, pas sur le nombre de conducteurs qui y entrent.

La catégorie et son fonctionnement d’ensemble sont décrits sur le carnet de bord numérique, et le service lui-même sur le carnet de bord PRO/PERSO.

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