Carnet de bord véhicule de fonction ou de société : modèle gratuit (Excel, PDF)

Une ligne par trajet : la date, le conducteur, le véhicule, le kilométrage au départ et à l’arrivée, la distance, et le type de trajet, PRO ou PERSO. Pour un trajet professionnel, ce modèle ajoute le point de départ, le point d’arrivée et le motif. En fin de période, un récapitulatif additionne les kilomètres totaux, professionnels et personnels.

Non. Le BOSS en fixe la portée : les carnets de bord « constituent des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel » (§ 700). Il pose aussi la formule de calcul au réel (§ 710), sans dresser la liste des mentions. Celles-ci se déduisent de la formule, trajet par trajet : nous les passons en revue avec vous lors d’un premier échange.

Aucun texte n’impose de tenir un carnet de bord pour toute voiture de fonction. Il devient utile dès que l’avantage en nature est évalué au réel : l’employeur doit alors pouvoir justifier les kilomètres parcourus à titre personnel et le kilométrage total du véhicule, et le BOSS reconnaît les carnets de bord comme éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel (§ 700). À défaut de justification, l’avantage relève du régime par défaut, l’évaluation forfaitaire.

Aucune sur le fond : les deux mots désignent le même relevé, trajet par trajet, des kilomètres professionnels et personnels. Le BOSS cite les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous (§ 700). Ce que le relevé doit contenir ne dépend pas de son nom : voir la question « Le BOSS dit-il ce que doit contenir un journal de bord ? » ci-dessus.

Au moins six ans. Les documents et pièces nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations se conservent pendant une durée au moins égale à six ans à compter de leur établissement ou de leur réception (article L.243-16 du code de la sécurité sociale). Le journal de bord fait partie des pièces qui justifient l’avantage en nature évalué au réel.

Oui. Le modèle se télécharge sans inscription, en Excel pour le remplir à l’écran, ou en PDF pour l’imprimer. Le fichier Excel s’ouvre aussi dans LibreOffice ou Google Sheets, et se duplique par véhicule et par mois.

Oui. Le modèle PDF s’imprime au format A4 paysage, avec les mêmes colonnes que le fichier Excel et le récapitulatif de la période en dernière page. La distance se calcule alors à la main, à partir des deux relevés du compteur.

Sur les véhicules compatibles, le carnet de bord numérique PRO/PERSO remonte chaque trajet depuis les systèmes connectés du constructeur, sans boîtier. Le conducteur confirme la classification de ses trajets. Le carnet se tient sans saisie, le motif étant pré-renseigné ; le conducteur vérifie ses trajets et corrige si besoin.

Le relevé kilométrique désigne souvent le seul relevé du compteur à une date donnée, comme celui que demande un assureur pour un contrat au kilomètre. Le carnet de bord va plus loin : il relève le compteur au départ et à l’arrivée de chaque trajet et distingue les kilomètres professionnels et personnels, ce qui sert de base à l’évaluation au réel de l’avantage en nature. Dans ce modèle, les colonnes « compteur au départ » et « compteur à l’arrivée » tiennent lieu de relevé kilométrique, trajet par trajet. Sur un véhicule éligible au carnet de bord numérique, le kilométrage vient de l’odomètre, transmis par le véhicule.

Sur les véhicules compatibles, les données viennent des systèmes connectés des constructeurs automobiles, transmises par le véhicule lui-même, sans installation. Le boîtier reste une exception, réservée aux véhicules non éligibles. L’éligibilité d’un parc se vérifie à partir d’un fichier de numéros de série, sans frais.

Non. L’employeur ne voit ni les trajets ni leurs points de départ et d’arrivée : il reçoit chaque mois un export agrégé par conducteur et par véhicule, avec les distances totales, professionnelles et personnelles, et le pourcentage d’usage qui en découle. Le détail des trajets n’est produit par WeNow qu’en cas de contrôle de l’Urssaf, sur demande de l’employeur.