Avantage en nature véhicule : les 5 questions du webinaire WeNow et Spartes

Le 13 octobre 2026, WeNow et le Groupe Spartes ont animé en ligne un webinaire sur l’avantage en nature véhicule : forfait ou réel, quand choisir, et comment justifier les trajets. Voici les cinq questions de la séance de questions-réponses, avec nos réponses et leurs sources. La restitution complète est publiée sur le site de Spartes.

Qu’est-ce qu’un rescrit social ?

Le rescrit social est une procédure prévue à l’article L.243-6-3 du code de la sécurité sociale : un employeur demande à l’Urssaf une prise de position formelle sur l’application de la réglementation à sa propre situation, et l’Urssaf lui répond par une décision écrite. Cette décision est nominative : elle vaut pour l’employeur qui l’a demandée, sur la situation qu’il a exposée.

WeNow a obtenu de l’Urssaf Île-de-France une décision de rescrit social (23 juillet 2026) sur sa méthode d’évaluation au réel de l’avantage en nature véhicule, mise en œuvre chez WeNow employeur. L’Urssaf y prend position formellement : la tenue du carnet de bord numérique « peut constituer un système de preuve suffisant pour justifier de l’utilisation professionnelle d’un véhicule », sous réserve de la complétude et de la précision des données renseignées. Cette décision ne porte ni sur un produit ni sur des montants, et ne se transpose pas automatiquement à votre entreprise : nous vous accompagnons dans votre propre démarche de rescrit social.

Un véhicule de service utilisé seulement pour le domicile-travail : faut-il déclarer un avantage en nature ?

Le BOSS (avantages en nature, § 560) prévoit qu’il n’y a pas lieu de considérer un avantage en nature à trois conditions : le salarié est tenu de restituer le véhicule pendant le repos hebdomadaire et les congés, mais dispose du véhicule pour ses trajets entre son domicile et son lieu de travail ; il est démontré que l’utilisation du véhicule est nécessaire à l’activité professionnelle ; et l’employeur démontre que le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun, parce que le trajet n’est pas desservi ou est mal desservi, ou en raison de conditions ou d’horaires particuliers de travail.

Hors de ces conditions, le BOSS ne prévoit pas cette exception, et l’usage du véhicule pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail peut faire naître un avantage en nature. Les situations particulières s’apprécient au cas par cas, dans la règle de l’entreprise : sa propre demande de rescrit social permet de les soumettre à l’Urssaf. Le détail par profil est sur notre page avantage en nature véhicule : forfait ou réel.

Passer au réel alourdit-il la gestion pour les RH et la paie ?

Le réel suppose de documenter les kilomètres personnels, salarié par salarié. Avec le carnet de bord numérique, les informations de chaque trajet remontent du véhicule et le motif des trajets professionnels est pré-renseigné : le conducteur ne saisit pas, il vérifie et corrige si besoin. Chaque mois, WeNow fournit, par conducteur et par véhicule, les distances totales, professionnelles et personnelles, et le pourcentage d’usage qui en découle ; le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie. Le BOSS laisse aussi à l’employeur la faculté de changer d’option en fin d’exercice, salarié par salarié, pour l’année entière écoulée, au plus tard lors de la dernière déclaration afférente à l’exercice : encore faut-il que l’usage ait été documenté sur toute l’année. Le détail de la chaîne est sur la page de la donnée d’usage à l’export paie.

Comment le carnet de bord numérique est-il reçu par les salariés ?

Trois points comptent pour les conducteurs. L’employeur ne voit pas les trajets : il reçoit un export mensuel agrégé par conducteur et par véhicule, et le détail des trajets n’est produit par WeNow qu’en cas de contrôle de l’Urssaf, sur demande de l’employeur. Aucun lieu n’est enregistré sur les trajets personnels. Et c’est le salarié qui classe ses propres trajets, à partir de règles pré-configurées. Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, le comité social et économique est informé et consulté avant la décision de déployer le carnet, et rend un avis ; dans toutes les entreprises, les salariés sont informés au préalable.

Combien de temps faut-il pour mettre en place le carnet de bord numérique ?

La première étape est le test d’éligibilité, sans frais : vous transmettez votre fichier de VIN, et la réponse arrive sous 48 heures ouvrées dans la plupart des cas, véhicule par véhicule, avec le délai de connexion. Vient ensuite un pilote, dont la durée se fixe au cas par cas. Dans une entreprise d’au moins 50 salariés, la consultation du CSE entre dans ce calendrier. Pour garder ouverte l’option du réel sur une année, l’usage du véhicule se documente dès le 1er janvier de cette année.

Sources : BOSS, avantages en nature, § 560 et option forfait ou réel, version en vigueur au 1er juin 2026, relue le 15 octobre 2026 ; code de la sécurité sociale, article L.243-6-3 ; code du travail, articles L.2312-38 et L.1222-4.