Avantage en nature (AEN) au réel : du carnet de bord à l’export paie

WeNow transmet chaque mois à votre service paie, par conducteur et par véhicule, les distances totales, professionnelles et personnelles, et le pourcentage d’usage qui en découle ; le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie, et aucun montant ne figure dans l’export. Sur un véhicule éligible, les trajets proviennent des données constructeurs, transmises par le véhicule, et le kilométrage total de l’odomètre, remonté par le véhicule.

Que reçoit le service paie, chaque mois ?

Un rapport mensuel au format Excel, par véhicule et par conducteur. Il porte les trois distances du mois : la distance professionnelle, la distance personnelle et la distance totale. Le pourcentage d’usage professionnel et personnel en découle directement.

Quand l’employeur paie le carburant, les frais de carburant utilisés pour l’usage privé s’ajoutent à l’avantage en nature évalué au réel. Sur un véhicule éligible, la consommation est documentée par usage, professionnel et personnel, à partir des données transmises par le véhicule. Le montant se calcule ensuite dans vos outils, sur vos dépenses de carburant.

Vos outils de suivi des coûts et de paie en tirent l’avantage en nature selon la formule de référence du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale : la base de coûts annuelle du véhicule, pondérée par le ratio distance personnelle sur distance totale. Cette base de coûts est la vôtre : loyers ou amortissement, entretien, assurance, énergie.

Ces distances s’appuient sur le relevé trajet par trajet du carnet de bord. C’est ce relevé que vous produisez si l’Urssaf vous demande sur quoi repose votre déclaration au réel : voir notre page contrôle Urssaf de l’avantage en nature véhicule.

Du pourcentage PRO/PERSO à l’avantage en nature

Le calcul de l’avantage en nature au réel dépend des kilomètres : le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) multiplie les dépenses du véhicule par la part des kilomètres parcourus à titre privé. Le carnet de bord PRO/PERSO fournit ces kilomètres, conducteur par conducteur et véhicule par véhicule : distances totales, professionnelles et personnelles, et pourcentage d’usage qui en découle.

WeNow fournit ce pourcentage ; le calcul de l’AEN se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie, avec vos propres dépenses. Pour un ordre de grandeur avant de vous lancer, notre simulateur gratuit estime, pour un véhicule, l’avantage en nature au forfait et au réel, à titre indicatif.

D’où viennent les kilomètres, et qui décide qu’un trajet est personnel ?

Les trajets remontent du véhicule lui-même. Sur les modèles éligibles, ils viennent des services connectés du constructeur, sans boîtier à poser ; sur un véhicule non éligible, un boîtier peut être fourni à titre exceptionnel.

La classification professionnel ou personnel part de règles pré-configurées, puis le salarié la valide ou la corrige. C’est lui qui tranche sur ses propres trajets, pas le gestionnaire de flotte : une part personnelle contestée par le conducteur ne serait une preuve pour personne.

Deux pages détaillent ce point : ce que l’employeur voit et ce qu’il ne voit pas, sur la page vie privée et RGPD ; les marques couvertes, sur la page éligibilité sans boîtier.

Que va chercher WeNow dans votre SIRH et dans votre outil de parc ?

Deux flux entrants, et deux seulement.

Les absences, depuis le SIRH. WeNow récupère automatiquement les périodes de congés, d’arrêt et de télétravail, par une lecture quotidienne du SIRH, en lecture seule, aujourd’hui interfacé avec Lucca. Sans elles, un mois où le salarié a été absent trois semaines se lirait comme un mois ordinaire, et la part personnelle sortirait fausse. Cette lecture supprime la ressaisie côté gestionnaire de flotte et côté RH. D’autres SIRH s’interfacent sur le même principe.

L’état du parc, depuis votre outil de gestion de flotte. WeNow reçoit l’état de parc à jour de votre outil de gestion (véhicules, affectations, équipements) et lui restitue les données d’usage à la demande : le flux va dans les deux sens. WeNow est interfacé avec deux outils de gestion de flotte : Phoenix Fleet Expert, en production, et GAC Car Fleet, dans le cadre d’un partenariat avec son éditeur, activé client par client avec l’accord du client. L’outil de gestion de flotte transmet l’état du parc à jour ; WeNow consolide l’usage réel de chaque véhicule et en restitue les indicateurs, dont le pourcentage d’usage professionnel et personnel. Le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie. Les grandes flottes conservent souvent leur outil interne, qui peut reprendre les mêmes indicateurs depuis l’export du tableau de bord. Personne ne recopie une liste de véhicules à la main, et une entrée ou une sortie de flotte n’a pas à être saisie deux fois.

Ces deux flux entrent. WeNow n’écrit pas dans votre SIRH en retour.

Où l’avantage en nature apparaît sur la fiche de paie

L’avantage en nature ne se verse pas en argent. Il s’ajoute à la rémunération brute, pour le calcul des cotisations et contributions sociales et du net imposable, puis se déduit avant le net à payer, puisque le salarié l’a déjà reçu sous forme d’usage du véhicule. Sur le bulletin, la même somme figure donc deux fois : en ajout au brut, puis en retenue avant le net à payer. Si le salarié verse une participation pour l’usage privé du véhicule, l’avantage retenu est diminué d’autant.

Ce que WeNow transmet au service paie : chaque mois, un rapport par véhicule et par conducteur avec les distances professionnelle, personnelle et totale. Le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie.

En contrôle, cette ligne se justifie par la preuve du kilométrage personnel, salarié par salarié. Ce qu’un contrôle examine est détaillé sur la page contrôle Urssaf de l’avantage en nature.

WeNow a obtenu de l’Urssaf Île-de-France une décision de rescrit social (23 juillet 2026, article L.243-6-3 du code de la sécurité sociale) sur sa méthode d’évaluation au réel de l’avantage en nature véhicule, mise en œuvre chez WeNow employeur. L’Urssaf y prend position formellement : la tenue du carnet de bord numérique « peut constituer un système de preuve suffisant pour justifier de l’utilisation professionnelle d’un véhicule », sous réserve de la complétude et de la précision des données renseignées. Cette décision est nominative à WeNow employeur. Elle ne porte ni sur un produit ni sur des montants : les montants d’avantage en nature restent vérifiables en contrôle. Elle ne se transpose pas automatiquement à votre entreprise. C’est pourquoi nous vous accompagnons dans votre propre démarche de rescrit social, adaptée à votre périmètre et adossée à ce précédent écrit.

Où se fait le calcul, et sous quel format sort-il ?

WeNow consolide l’usage réel chaque mois, à partir des trajets enregistrés, et fournit les distances professionnelle, personnelle et totale de chaque véhicule et de chaque conducteur ; le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie, qui portent votre base de coûts.

La chaîne tient en quatre temps :

1. La donnée d’usage arrive du véhicule, trajet par trajet.
2. Le contexte arrive : les absences du SIRH, l’état de parc de l’outil de gestion de flotte.
3. WeNow consolide et fournit les distances professionnelle, personnelle et totale, sur le mois, par véhicule et par conducteur.
4. La paie récupère le rapport mensuel et le reprend dans son propre logiciel ; le calcul se fait dans vos outils de suivi des coûts et de paie, selon la formule du BOSS.

En sortie, deux régimes : le rapport mensuel par véhicule et par conducteur, au format Excel, et l’export à la demande depuis le tableau de bord gestionnaire, où vous choisissez la période et l’entité. Cet export s’intègre d’abord dans l’outil de gestion de flotte, qui porte les coûts, puis dans l’outil de paie. WeNow n’écrit pas directement dans un logiciel de paie.

Qu’est-ce que le gestionnaire de flotte n’a plus à saisir ?

Ne reviennent plus à sa main : les relevés de compteur, les tableurs de trajets renseignés par les conducteurs, la ressaisie des absences, la mise à jour manuelle de la liste des véhicules, le recalcul mensuel de la part personnelle. Une seule exception : tant que l’interfaçage avec l’outil de gestion de flotte n’est pas en place, la mise à jour des collaborateurs reste à sa main.

Ce qui reste à sa main, en revanche, ne se délègue pas à un outil : la car policy, qui fixe la règle du jeu avec les conducteurs ; la conservation des pièces habituelles du véhicule, comme le carnet d’entretien ou le contrôle technique, qui permettent de recouper son kilométrage total ; et l’arbitrage entre forfait et réel, véhicule par véhicule. Sur un véhicule éligible, ce kilométrage total vient de l’odomètre, remonté par le véhicule. Le simulateur avantage en nature véhicule donne l’ordre de grandeur de cet arbitrage.

Faut-il basculer toute la flotte en même temps ?

Non, et c’est la règle, pas une souplesse produit. L’Urssaf prévoit que le choix entre l’évaluation au forfait et l’évaluation sur les dépenses réelles se fait salarié par salarié, et qu’il est possible de réviser cette option en fin d’exercice pour l’année entière écoulée, au plus tard à l’occasion de la dernière déclaration de l’exercice.

Vous n’avez donc pas de bascule en tout ou rien à assumer devant votre direction : vous démarrez sur un périmètre, vous mesurez, puis vous arbitrez conducteur par conducteur, données en main. Le tableau de bord gestionnaire suit les services souscrits à cette même maille. La catégorie et ses exigences sont décrites sur le carnet de bord numérique.