Avantage en nature au réel : de la donnée d’usage à l’export paie

Que reçoit le service paie, chaque mois ?

Un rapport mensuel par véhicule, au format Excel. Il porte les quatre grandeurs dont la paie a besoin et rien de plus : la distance totale parcourue sur le mois, la distance personnelle, la part personnelle qui en découle, et le montant de l’avantage en nature qui en résulte. La part professionnelle et la part personnelle sont restituées par véhicule et par collaborateur.

Ce montant suit la formule de référence du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale : la base de coûts annuelle du véhicule, pondérée par le ratio distance personnelle sur distance totale. Cette base de coûts est la vôtre : loyers ou amortissement, entretien, assurance, énergie.

Le rapport n’est pas un chiffre isolé : il porte aussi le détail trajet par trajet qui documente ce chiffre. C’est ce même document que vous produisez si l’Urssaf vous demande sur quoi repose votre déclaration au réel : voir notre page contrôle Urssaf de l’avantage en nature véhicule.

D’où viennent les kilomètres, et qui décide qu’un trajet est personnel ?

Les trajets remontent du véhicule lui-même. Sur les modèles éligibles, ils viennent des services connectés du constructeur, sans boîtier à poser ; sur les autres, ils viennent de l’app autonome comportementale de coaching. Chaque trajet porte sa date, ses adresses de départ et d’arrivée, sa distance et son objet.

La classification professionnel ou personnel part de règles pré-configurées, puis le salarié la valide ou la corrige. C’est lui qui tranche sur ses propres trajets, pas le gestionnaire de flotte : une part personnelle contestée par le conducteur ne serait une preuve pour personne.

Deux pages détaillent ce point : ce que l’employeur voit et ce qu’il ne voit pas, sur la page vie privée et RGPD ; les marques couvertes, sur la page éligibilité sans boîtier.

Que va chercher WeNow dans votre SIRH et dans votre outil de parc ?

Deux flux entrants, et deux seulement.

Les absences, depuis le SIRH. WeNow récupère automatiquement les périodes de congés, d’arrêt et de télétravail, par une lecture quotidienne du SIRH, en lecture seule, aujourd’hui interfacé avec Lucca. Sans elles, un mois où le salarié a été absent trois semaines se lirait comme un mois ordinaire, et la part personnelle sortirait fausse. Cette lecture supprime la ressaisie côté gestionnaire de flotte et côté RH. D’autres SIRH s’interfacent sur le même principe.

L’état du parc, depuis votre outil de gestion de flotte. WeNow reçoit l’état de parc à jour de votre outil de gestion (véhicules, affectations, équipements) et lui restitue les données d’usage à la demande : le flux va dans les deux sens. Plusieurs outils du marché sont référencés, GAC et Phoenix parmi eux, et les grandes flottes conservent souvent leur outil interne. Personne ne recopie une liste de véhicules à la main, et une entrée ou une sortie de flotte n’a pas à être saisie deux fois.

Ces deux flux entrent. WeNow n’écrit pas dans votre SIRH en retour.

Où se fait le calcul, et sous quel format sort-il ?

La consolidation mensuelle et le calcul de l’avantage en nature se font chez WeNow. Le point compte, parce qu’il désigne le responsable de la méthode : ce n’est pas votre outil de gestion de flotte qui calcule à partir de nos données, c’est WeNow qui consolide et qui calcule.

La chaîne tient en quatre temps :

1. La donnée d’usage arrive du véhicule, en continu, trajet par trajet.
2. Le contexte arrive : les absences du SIRH, l’état de parc de l’outil de gestion de flotte.
3. WeNow consolide et calcule, sur le mois, véhicule par véhicule, selon la formule du BOSS.
4. La paie récupère le rapport mensuel et le reprend dans son propre logiciel.

En sortie, deux régimes : le rapport mensuel à la maille du véhicule, au format Excel, et l’export à la demande depuis le tableau de bord gestionnaire, où vous choisissez la période et l’entité. Cet export s’intègre d’abord dans l’outil de gestion de flotte, qui porte les coûts, puis dans l’outil de paie. WeNow n’écrit pas directement dans un logiciel de paie.

Qu’est-ce que le gestionnaire de flotte n’a plus à saisir ?

Ne reviennent plus à sa main : les relevés de compteur, les tableurs de trajets renseignés par les conducteurs, la ressaisie des absences, la mise à jour manuelle de la liste des véhicules, le recalcul mensuel de la part personnelle. Une seule exception : tant que l’interfaçage avec l’outil de gestion de flotte n’est pas en place, la mise à jour des collaborateurs reste à sa main.

Ce qui reste à sa main, en revanche, ne se délègue pas à un outil : la car policy, qui fixe la règle du jeu avec les conducteurs ; le kilométrage total du véhicule, qui se justifie par une pièce externe comme le carnet d’entretien ou le contrôle technique ; et l’arbitrage entre forfait et réel, véhicule par véhicule. Le simulateur avantage en nature véhicule donne l’ordre de grandeur de cet arbitrage.

Faut-il basculer toute la flotte en même temps ?

Non, et c’est la règle, pas une souplesse produit. L’Urssaf prévoit que le choix entre l’évaluation au forfait et l’évaluation sur les dépenses réelles se fait salarié par salarié, et qu’il est possible de réviser cette option en fin d’exercice pour l’année entière écoulée, au plus tard à l’occasion de la dernière déclaration de l’exercice.

Vous n’avez donc pas de bascule en tout ou rien à assumer devant votre direction : vous démarrez sur un périmètre, vous mesurez, puis vous arbitrez conducteur par conducteur, données en main. Le tableau de bord gestionnaire suit les services souscrits à cette même maille. La catégorie et ses exigences sont décrites sur le carnet de bord numérique.