Gestion de flotte sur Excel : passer aux données transmises par le véhicule

En bref

• Le kilométrage vient de l’odomètre du véhicule : une donnée constructeur, transportée par WeNow, non modifiable par l’employeur ni par le salarié.
• Trajets, kilométrage, énergie et alertes arrivent sans ressaisie, à partir des données transmises par le véhicule.
• Votre logiciel de gestion de flotte garde le parc : intégrations avec GAC Car Fleet et Phoenix Fleet Expert, et avec le SIRH Lucca pour les absences.
• Pour la paie : WeNow fournit, pour chaque véhicule de fonction et chaque conducteur, les distances professionnelle, personnelle et totale réellement parcourues, au format attendu par votre service paie : le pourcentage d’usage professionnel et personnel en découle, et le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie.

Ce qu’un tableur de flotte ne voit pas

Un fichier Excel tient la liste des véhicules, leurs affectations et leurs contrats. Pour l’usage, il dépend de ce qu’on y saisit. Quatre informations lui échappent :

• Les kilomètres réels entre deux relevés, qui ne sont connus qu’à la saisie suivante.
• La part professionnelle et personnelle de chaque trajet, qui fonde l’évaluation au réel de l’avantage en nature.
• L’entretien et l’état du véhicule : kilomètres restants avant la prochaine échéance, pression des pneus, liquide de refroidissement, témoins moteur, selon ce que remonte chaque constructeur.
• La conduite : profil de vitesse, accélérations et décélérations, mesurés par l’app autonome comportementale de coaching.

Ce que le véhicule transmet

Les données sont transmises par les systèmes connectés de 14 marques ou groupes de constructeurs, soit les principaux constructeurs présents dans les flottes françaises. L’éligibilité se vérifie par numéro de série (VIN), véhicule par véhicule : génération, option de connectivité et mode privé changent ce qu’un véhicule transmet.

Le kilométrage total est celui de l’odomètre : une donnée certifiée par le constructeur, que WeNow transporte sans la retraiter. C’est elle qui remplace le relevé de compteur du tableur.

Sur certains véhicules, le mode privé est activé par défaut : tant que le conducteur ne l’a pas désactivé, aucune donnée ne sort, et WeNow ne le contourne pas. Le détail se trouve sur notre page consacrée au mode privé des véhicules connectés. Les données disponibles par marque sont publiées sur la page d’éligibilité des véhicules connectés.

Garder votre logiciel de flotte, brancher l’usage

WeNow fournit, pour chaque véhicule de fonction et chaque conducteur, les distances professionnelle, personnelle et totale réellement parcourues, au format attendu par votre service paie : le pourcentage d’usage professionnel et personnel en découle, et le calcul de l’avantage en nature se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie. Le détail des flux est sur la page des intégrations avec les logiciels de gestion de flotte, et celui du rapport mensuel sur la page de l’export paie.

Passer du tableur à la donnée du véhicule, en quatre étapes

1. Exportez la liste de vos véhicules avec leur numéro de série (VIN), depuis votre fichier.
2. Demandez le test d’éligibilité. Le test d’éligibilité est sans frais : vous transmettez le fichier des numéros de série (VIN) de vos véhicules, avec marque, modèle et année, sans aucune donnée conducteur. La réponse arrive sous 48 heures ouvrées dans la plupart des cas, véhicule par véhicule : éligibilité, données disponibles, prérequis à lever, délai de connexion.
3. Lancez le pilote. La phase pilote dure deux mois et reste réservée aux entreprises : c’est la seule étape facturée avant l’abonnement, et son coût est déduit de l’abonnement en cas d’engagement à son terme, selon les conditions de la proposition.
4. Gardez le parc dans votre outil : votre logiciel de gestion de flotte, ou votre outil interne après étude. L’usage, lui, arrive du véhicule.

Avant l’activation, le test ne porte que sur le VIN et les informations de parc : aucune donnée de conduite ni de localisation.

Pour voir ce que la donnée d’usage change au quotidien, consultez notre carnet de bord numérique, notre calcul de l’économie de carburant d’une flotte et nos simulateurs. Pour une petite flotte, notre guide gestion de flotte en PME détaille le point de départ.

Pour raisonner en coût net, poste par poste, lisez combien coûte une solution de suivi de flotte. Les mesures de conduite servent aussi la prévention : réduire la sinistralité d’une flotte.

→ Tester l’éligibilité de vos véhicules, sans frais