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Suivi kilométrique des véhicules de société : kilomètres professionnels et personnels
Le suivi kilométrique consiste à relever, trajet par trajet, les kilomètres parcourus par un véhicule et à les classer entre usage professionnel et usage personnel. Pour une voiture de fonction, il permet d’évaluer l’avantage en nature au réel ; pour un véhicule personnel utilisé en déplacement, il sert à justifier les indemnités kilométriques. Un relevé tenu sur toute l’année et rapproché du compteur se défend mieux qu’un total reconstitué de mémoire.
Mise à jour : 19 octobre 2026. Sources officielles citées en bas de page.
Qu’est-ce que le suivi kilométrique ?
Un véhicule de société parcourt des kilomètres pour deux raisons, le travail et la vie personnelle du conducteur. Le suivi kilométrique les distingue, trajet par trajet, et rapproche leur somme du kilométrage total affiché au compteur.
Selon le véhicule, ce relevé ne sert pas à la même chose :
| Véhicule | Ce qu’il faut établir | À quoi sert le relevé |
|---|---|---|
| Voiture de fonction | la part de kilomètres personnels sur le kilométrage total de l’année | évaluer l’avantage en nature de la voiture de fonction au réel plutôt qu’au forfait |
| Véhicule personnel du salarié | les kilomètres professionnels, le nombre de trajets et la puissance fiscale du véhicule | justifier les indemnités kilométriques, exonérées de cotisations dans la limite du barème lorsque les conditions sont réunies |
| Véhicule de service | une interdiction écrite d’usage privé, effectivement appliquée, et la restitution du véhicule hors temps de travail | documenter l’usage professionnel sur toute la période, à l’appui du régime du véhicule de service, voir voiture de fonction ou voiture de service |
Le suivi kilométrique sert aussi la gestion du parc : kilométrage contractuel d’une location, échéances d’entretien, choix du véhicule sur sa consommation réelle. Mais c’est la séparation entre professionnel et personnel qui porte l’enjeu de paie.
Ce qu’un relevé kilométrique doit contenir
Un relevé se juge sur ce qu’il permet de produire en cas de contrôle. Pour chaque trajet professionnel :
- la date du trajet ;
- les points de départ et d’arrivée ;
- l’objet du déplacement ;
- la distance parcourue.
Pour l’ensemble de l’année : le kilométrage total du véhicule, rapproché de son compteur, et la continuité du relevé, sans période manquante. Pour les indemnités kilométriques, l’Urssaf demande en outre de pouvoir justifier le moyen de transport utilisé, la puissance fiscale du véhicule et le nombre de trajets.
Pour un trajet personnel, le calcul n’utilise que la distance.
Tableur, application du téléphone, données du véhicule
| Méthode | D’où vient le kilométrage | Ce qu’elle demande au conducteur |
|---|---|---|
| Tableur ou carnet papier | relevés du compteur et distances saisis à la main | noter chaque trajet, souvent de mémoire en fin de mois |
| Application du téléphone | trajets détectés par le téléphone du conducteur | avoir son téléphone actif à chaque trajet, puis classer les trajets |
| Données du véhicule | kilométrage de l’odomètre, remonté par le véhicule | vérifier ses trajets, le motif des trajets professionnels étant pré-renseigné |
Le tableur reste la bonne solution pour un ou deux véhicules : notre modèle de carnet de bord véhicule est gratuit, en Excel et en PDF, et la page gestion de flotte sur Excel montre jusqu’où un fichier tient. Au-delà, le temps de saisie et les oublis pèsent sur le conducteur comme sur la paie, et un total reconstitué de mémoire se défend mal.
Le suivi kilométrique WeNow : le carnet de bord PRO/PERSO
Le carnet de bord numérique WeNow part des données du véhicule. Sur les modèles compatibles, vérifiés par numéro de série, les trajets remontent des services connectés des constructeurs, sans boîtier à poser ; le kilométrage est celui de l’odomètre, remonté par le véhicule. Les points de départ et d’arrivée sont enregistrés pour les seuls trajets professionnels, avec le consentement du conducteur, recueilli dans l’application ; aucune adresse n’est enregistrée sur les trajets personnels.
- Le motif est pré-renseigné. Les plages horaires qui classent les trajets professionnels se configurent par population de salariés : commerciaux itinérants, profils mixtes, profils sédentaires.
- Le conducteur vérifie. Il ne saisit pas : il vérifie ses trajets et corrige si besoin. Chaque trajet porte un statut vérifié ou à vérifier, et le conducteur règle lui-même la fréquence de ses rappels. Il peut aussi valider d’un coup tous les trajets d’une journée ou d’une semaine.
- Les exceptions se déclarent. Sans connexion à votre SIRH, le conducteur déclare ses absences dans l’application. Il peut aussi déclarer un long déplacement professionnel sur une plage habituellement personnelle : ces trajets restent professionnels.
- Le parc se tient à jour. Si l’entreprise dispose d’un outil de gestion de flotte, l’interfaçage fait chaque jour le lien entre conducteur et véhicule, et le parc se met à jour quand un véhicule change ou qu’un conducteur part.
- L’employeur reçoit un export. Pour les véhicules de société, chaque mois, un export agrégé par conducteur et par véhicule, avec les distances totales, professionnelles et personnelles. WeNow fournit le pourcentage d’usage professionnel et personnel ; le calcul se fait ensuite dans vos outils de suivi des coûts et de paie.
L’employeur suit le pourcentage de trajets vérifiés par conducteur, dans le tableau de bord ou à l’export, ce qui fiabilise le contrôle par le conducteur. La vérification des trajets avec le conducteur fiabilise le carnet de bord de bout en bout.
L’employeur ne voit ni les trajets ni leurs points de départ et d’arrivée : pour les véhicules de société, il reçoit chaque mois un export agrégé par conducteur et par véhicule, avec les distances totales, professionnelles et personnelles, et le pourcentage d’usage qui en découle. Le détail des trajets n’est produit par WeNow qu’en cas de contrôle de l’Urssaf, sur demande de l’employeur.
→ L’offre carnet de bord PRO/PERSO · l’export vers la paie · la vie privée du conducteur
Du suivi kilométrique à la paie
Voiture de fonction. Au réel, l’avantage en nature annuel vaut la base de coûts de l’année multipliée par la distance personnelle et divisée par la distance totale. Le suivi kilométrique fournit ce rapport ; le reste du calcul se fait dans vos outils. Selon la part d’usage personnel, le passage du forfait au réel peut représenter de l’ordre de 2 000 € par véhicule et par an, gain employeur et gain salarié réunis, et davantage pour un conducteur à faible usage personnel. Le simulateur avantage en nature compare forfait et réel sur votre véhicule ; les règles complètes sont sur notre pilier voiture de fonction et sur la page avantage en nature véhicule.
Véhicule personnel. Les indemnités kilométriques se calculent sur la distance professionnelle de l’année, selon le barème et la puissance fiscale. WeNow fournit les distances professionnelles de chaque véhicule ; le calcul et le versement des indemnités restent réalisés par vos outils de paie. Le barème 2026 et un calculateur sont sur notre page indemnités kilométriques 2026 : barème, calcul et justificatifs.
Indemnités kilométriques ou voiture de fonction ? Les deux régimes reposent sur la même preuve, les kilomètres professionnels : la comparaison est sur la page indemnités kilométriques ou voiture de fonction.
Questions fréquentes : suivi kilométrique
Qu’est-ce que le suivi kilométrique d’un véhicule de société ?
C’est le relevé, trajet par trajet et sur toute l’année, des kilomètres parcourus par un véhicule, classés entre usage professionnel et usage personnel, et rapprochés du kilométrage total du compteur. Il sert à évaluer l’avantage en nature d’une voiture de fonction au réel, et à justifier les indemnités kilométriques versées pour un véhicule personnel.
Quelle application de suivi kilométrique pour une flotte d’entreprise ?
Une application qui part des données du véhicule plutôt que de la saisie : le kilométrage de l’odomètre, remonté par le véhicule, et des trajets vérifiés par le conducteur, pas par l’employeur. Le carnet de bord numérique WeNow fonctionne sans boîtier sur les véhicules compatibles, vérifiés par numéro de série. Le motif des trajets professionnels est pré-renseigné, le conducteur vérifie, et l’employeur reçoit un export mensuel agrégé.
Comment séparer les kilomètres professionnels et personnels ?
Chaque trajet reçoit un motif. Avec WeNow, le motif des trajets professionnels est pré-renseigné à partir de plages horaires configurées par population de salariés ; le conducteur vérifie ses trajets et corrige si besoin. Il peut déclarer un long déplacement professionnel sur une plage habituellement personnelle : ces trajets restent professionnels.
Le suivi kilométrique sert-il aux indemnités kilométriques ?
Oui. Les véhicules personnels utilisés pour des déplacements professionnels sont éligibles au carnet de bord WeNow, après vérification par leur numéro de série. Les distances professionnelles remontent des données du véhicule, ce qui fiabilise le reporting des indemnités kilométriques. Le calcul et le versement des indemnités restent réalisés par vos outils de paie.
L’employeur voit-il les trajets du salarié ?
L’employeur ne voit ni les trajets ni leurs points de départ et d’arrivée : pour les véhicules de société, il reçoit chaque mois un export agrégé par conducteur et par véhicule, avec les distances totales, professionnelles et personnelles, et le pourcentage d’usage qui en découle. Le détail des trajets n’est produit par WeNow qu’en cas de contrôle de l’Urssaf, sur demande de l’employeur. Aucune adresse n’est enregistrée sur les trajets personnels.
Que se passe-t-il si le mode privé du véhicule est activé ?
Tant que le mode privé du constructeur est activé, aucune donnée ne sort du véhicule : les trajets de cette période ne sont pas documentés. Le carnet n’est un élément de preuve qu’à deux conditions, toutes deux nécessaires : le mode privé désactivé et des données de trajets qui couvrent toute la période ; en l’absence de données, il ne prouve rien pour la période concernée. WeNow ne contourne jamais le mode privé : c’est le conducteur qui le désactive, selon la règle inscrite à la politique véhicule de l’entreprise, à l’aide d’une fiche par marque.
Existe-t-il un modèle gratuit de suivi kilométrique ?
Oui : un modèle de carnet de bord véhicule gratuit, en Excel et en PDF, est disponible sur notre site. Il convient à un ou deux véhicules ; au-delà, la saisie et la consolidation à la main prennent du temps au conducteur comme au service paie.
Mise à jour : 19 octobre 2026. Sources officielles : Bulletin officiel de la sécurité sociale, avantages en nature, version en vigueur au 1er juin 2026 (évaluation au réel) ; Urssaf, indemnités kilométriques, relevée le 19 octobre 2026. Montant de 2 000 € : simulateur avantage en nature de WeNow, selon la part d’usage personnel. Cette page informe, elle ne remplace pas l’avis de votre conseil sur votre situation.
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